Registro de base legal de datos

Para qué sirve esta plantilla

Cuando una autoridad de protección de datos pregunta por qué se recopiló cierta información, la peor respuesta es no tener nada escrito. Esta plantilla crea ese respaldo por cada punto de recolección de datos: primero identifica el proceso o formulario en cuestión y describe qué información se recaba ahí. Después obliga a elegir explícitamente cuál es la base legal aplicable —consentimiento, contrato, obligación legal, interés vital, interés público o interés legítimo— y a justificar por escrito esa elección, en lugar de asumirla. Cuando se invoca interés legítimo, un campo aparte registra las notas de la prueba de balance, un paso que muchas organizaciones olvidan documentar. Si el tratamiento involucra datos sensibles, el formulario pregunta explícitamente y pide la condición legal específica que lo ampara. El cierre queda a cargo de quien tomó la decisión, con su puesto, la fecha en que se decidió y una fecha de revisión programada, de modo que el registro no quede obsoleto silenciosamente. Cada entrada es un expediente autónomo, exportable ante una auditoría o una solicitud de la autoridad reguladora.