Registro de Entrega de Pasaportes

Para qué sirve esta plantilla

Cuando su equipo recibe pasaportes de manera temporal, necesita saber quién entregó cada documento, dónde quedó guardado y cuándo se devolvió. Este formulario permite registrar esos movimientos durante citas de apoyo para visas, salidas grupales u otras actividades de coordinación de viajes. No sustituye una solicitud de pasaporte. Complete un registro por pasaporte y por movimiento. Al recibirlo, anote una referencia interna única, la fecha, la hora local, el responsable y el código de almacenamiento. Al devolverlo, cree otro registro con la misma referencia; no modifique la recepción original. Evite incluir números completos de pasaporte, fotografías o copias de identificaciones. Antes de entregar un documento, verifique si lo recoge su titular o una persona autorizada. Siga el procedimiento de su equipo para comprobar identidad y autorización, y guarde únicamente la referencia de esa comprobación. La firma corresponde al integrante del personal que registra el movimiento, no a quien recibe el pasaporte. Al terminar cada jornada, compare las recepciones sin devolución con los documentos que siguen guardados. Investigue cualquier diferencia antes de cerrar la sesión. Restrinja el acceso al registro y establezca un plazo de conservación para no acumular información de viajeros sin necesidad.